N2F, la solution incontournable pour la gestion de note de frais

Pour une entreprise, la gestion de note de frais est une tâche pouvant être particulièrement éprouvante, surtout si les collaborateurs sont constamment en déplacement. Logiciel destiné à tout type de structures professionnelles, N2F offre aux salariés, aux managers, aux comptables et aux dirigeants, la possibilité de faciliter grandement la gestion des dépenses.

Un logiciel facilitant l’élaboration de note de frais pour l’ensemble des acteurs d’une entreprise

Pour les salariés, une application mobile est à leur disposition pour répertorier progressivement les dépenses en frais de déplacement. Grâce au logiciel, ils peuvent limiter grandement les oublis et se dégager de l’opération de saisie qui peut être extrêmement fastidieuse, en fin de mois.

Outre l’outil permettant de répertorier l’ensemble des paiements liés aux déplacements, ils peuvent prendre chaque reçu en photo.

Au niveau des managers, N2F peut être très utile pour approuver les dépenses des collaborateurs tout en respectant la politique de frais son établissement. L’appli a été conçu pour faciliter la gestion des dépenses refacturables et peut alerter le manager en cas de dépassement de la politique de frais.

Chez les comptables, le logiciel va permettre d’éviter les saisies puisque les écritures comptables sont automatiquement injecter dans l’ERP.

Par ailleurs, il calcule systématiquement les taxes récupérables et bloque tout remboursement qui n’est pas en accord avec la politique de l’entreprise. En d’autres termes, il automatise une grande partie des tâches qui doivent être réalisées par les comptables.

Concernant les dirigeants, N2F se présente comme la solution la mieux adaptée pour donner aux salariés et aux acteurs de son entreprise, l’opportunité de se dégager de la gestion de frais pouvant être relativement chronophage.

D’autre part, l’application permet de réduire les dépenses frauduleuses et de réaliser des économies plus ou moins importantes.

Les fonctionnalités de l’application mobile

La version mobile de N2F a été pensée pour accélérer la déclaration des frais ainsi que leur gestion, quel que soit l’endroit où le collaborateur est localisé.

Disponible aussi bien en ligne qu’hors ligne, elle permet de dématérialiser les reçus mais également d’effectuer la gestion des indemnités kilométriques (calcul de distance sur Google Maps, etc.), de calculer la TVA à partir d’un écran multi-taux et de procéder rapidement à la synchronisation des données, sur le compte web.

Comme autres fonctionnalités de l’application mobile, on peut citer le paramétrage des axes analytiques et la mise à jour automatique de plus de 170 devises. Ainsi, que le salarié soit à l’intérieur ou en dehors de la zone euro, il dispose toujours d’une excellente référence concernant la monnaie du pays dans lequel il intervient.

Au niveau des dirigeants, des managers et des comptables, la mise à jour régulière des devises permet d’évaluer avec précision, les dépenses réalisées par les collaborateurs lors de leurs déplacements en dehors de l’UE.

A titre d’information, l’appli peut être installée sur les smartphones et les tablettes Android ou iOS.

Un site web ergonomique et complet

Outre le paramétrage des axes analytiques, le site web de N2F permet aux utilisateurs, notamment les dirigeants, de paramétrer les catégories de dépenses, la politique de frais et le workflow de validation, pour qu’il s’adapte à l’organisation de l’entreprise.

N2F : les notes de frais en entreprise. Dans le but de faciliter les tâches des acteurs chargés du traitement des notes de frais, la plateforme met à la disposition de ceux-ci un tableau de bord clair et complet, proposant des notifications et des alertes.

Ils peuvent également accéder à des statistiques et des reporting, afin de piloter et de suivre les différentes activités.

Il faut noter que, N2F peut être intégrer au système d’information d’une structure professionnelle : Web services, exports comptables, SSO, etc.

Les différentes formules

Les attentes diffèrent grandement d’une structure à une autre. En règle générale, la taille de l’entreprise et ses activités sont les éléments qui peuvent déterminer ses besoins en automatisation de la gestion des notes de frais.

Conscients des différences entre les sociétés, les concepteurs de N2F ont décidé de mettre en place trois formules : Business, Enterprise et Advanced.

Business

La formule Business propose la version la plus simple du programme. Néanmoins, elle met à la disposition des professionnels, notamment des freelances, de nombreuses fonctionnalités permettant de gérer efficacement les notes de frais.

Elle comprend un logiciel web dédié à gestion des dépenses, des indemnités kilométriques et au suivi du temps.

D’autre part, elle permet de paramétrer les contrôles automatiques (règles, plafonds, limites, etc.), les catégories de dépenses, de dématérialiser les reçus et d’accéder à une application destinée aux smartphones et aux tablettes.

La plateforme et l’appli sont disponibles en 6 langues à savoir, le français, l’anglais, l’allemand, l’italien, l’espagnol et le portugais. Elles sont accessibles dès 3 € par mois.

Enterprise

L’offre Enterprise s’adresse aux PME. Elle propose l’ensemble des fonctionnalités de la formule Business ainsi que divers outils supplémentaires.

La gestion des frais de note peut s’effectuer par divers utilisateurs et le workflow de validation peut être paramétré en fonction de l’organisation de l’entreprise, tout comme les axes analytiques.

Pour faciliter la tâche des intervenants, elle permet de générer rapidement des fichiers de virement, de gérer efficacement une flotte de véhicules et d’accéder à des reporting et des statistiques clairs.

L’accession à Enterprise est possible dès 4,5 € par mois.

Advanced

Si Enterprise est destiné aux Petites et Moyennes Entreprises, Advanced a été élaboré pour répondre aux besoins des grandes entreprises, des groupes et des structures du secteur public.

La formule dispose de l’ensemble des fonctionnalités de l’offre Enterprise et propose différents outils permettant entre autres d’exporter des données vers un logiciel comptable et de calculer la TVA récupérable.

Elle donne également la possibilité d’effectuer une gestion des avances, de procéder à des intégrations dans un système d’information (Web services/SSO).

Il faut noter que, l’offre Advanced peut fournir un accès au système de gestion à différents utilisateurs, de créer des groupes d’utilisateurs et de mettre en place des droits spécifiques à chaque groupe.

Concernant le tarif, le montant des mensualités de l’offre est évalué par l’entreprise, selon les besoins de la structure en gestion de dépenses. Après l’analyse de la société, l’équipe se charge d’établir un devis.

Avant de souscrire une formule, une société peut opter pour une séance de démonstration en ligne et gratuite, en compagnie d’une équipe de spécialistes.

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